テレワークにTeamsがおすすめ

Teamsは円滑なコミュニケーションツール

TeamsとはMicrosoft提供の円滑なコミュニケーションが可能な情報共有ツールです。NEXMAG委員会では1つの記事を作るのに納期、記事のラフ、素材の提供などたくさんの情報をパソコン上でやりとりしますが、その情報の共有を円滑に行うためにMicrosoft Teamsを利用しています。

NEXMAG委員会で実際にどのようにMicrosoft Teamsを活用しているのかをいくつかご紹介します。
Teamsの機能についてはMicrosoftのサイトを見てもらうのが良いと思います。

Microsoft Teams
https://products.office.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

Teamsはグループへの情報共有に便利

Microsoft Teamsは各業務により、あらかじめグループを作ることができ、そのグループ中でさらにスレットを立て情報を共有できます。
情報を送るという意味ではメールやチャットのようなイメージですが、NEXMAG委員会では複数の記事を同時に進めているため、このスレッド機能は大変役に立ちます。メールでのやり取りだと、これまでよく最新の情報がどこにあるか分からない状態になっていましたが、Microsoft Teamsのスレッド機能のおかげで1話題1スレットとすることで複数走っている記事の状況が簡単に把握できるようになりました。

Teamsでグループを作成

必要メンバーにだけ情報をプッシュできるメンション機能が便利

Microsoft Teamsにはたくさんいるメンバーの中から必要メンバーにだけお知らせをするメンション機能があります。
メンションを受け取った相手は、ポップアップとしてPC上に表示され、すぐにその内容を見ることができます。メンションは送られていないメンバーもスレッドから内容を確認し、会話に参加することができます。

NEXMAG委員会では1スレットの中で、より見てほしいメンバーがいる場合、メンション機能を使い必要なメンバーにだけ情報をプッシュしています。この機能により情報共有がより円滑になったと感じております。
このメンション機能のおかげで、あたかも会話をしているような感覚になります。Microsoft Teamsを導入するまでは担当同士で頻繁に電話をしていましたが、最近では電話の回数もだいぶ減ったと感じています。

Microsoft Teamsタイムラインイメージ

Teamsで添付データも簡単に送れる

Microsoft Teamsでのデータのやり取りは、文字データだけではなく、添付でファイルを送ることもできます。
画像、PDFデータ、エクセル、ワードなど、１記事を作るにもたくさんのデータが必要になりますが、一般的に利用されているデータはドラックアンドドロップでスレッド内に添付できるのでデータ共有にも便利です。

ログ蓄積ツールより情報共有ツールとしてTeamsを利用

Microsoft Teamsでのスレッド内の会話はログが残り続けていますが、LINEのようにタイムライン上に残しているため、後から会話を探すには少し不便に感じます。Microsoft Teams内の機能にWikiという機能があり、そこに情報を蓄積させることができるようですが、NEXMAG委員会ではMicrosoft Teamsと並行でBacklogというプロジェクト管理ツールも使用しているため、ログ類はBacklogで残すルールで運用をしています。
ツールの使い分けはそこまでストレスにならないため社内ルールを作り運用しています。

Teamsではオンライン会議も簡単にできる

どうしても会話で説明したい時、テレワーク等でのパソコン画面を見ながらのオンラインミーティングを行う時にはMicrosoft Teams上でオンライン会議ができます。機能は音声通話サービスとして有名なスカイプと同様に音声やオンライン動画、画面共有などをはじめ、複数人でのミーティングが可能です。

Microsoft Teamsでオンライン会議

テレワークにもTeamsは有効

円滑なコミュニケーションができ、必要であればオンライン会議も可能なMicrosoft Teamsは、働き方改革が注目される中、テレワークとしても有効だと思いました。

Microsoft Teamsはマイクロソフトアカウントを作れば、誰でも簡単に社内情報共有ができるツールで、パソコンのスペックもそこまで高くなく、特別な設備も必要ありません。今後企業がテレワークとして取り入れやすいソリューションだと感じています。

企業の方は是非今後テレワークを検討する中でMicrosoft Teamsもご検討してみてはいかがでしょうか。